1. Introdução

O escritório M Meira Advogados Associados e Consultoria (“escritório”), sediado em Brasília/DF, presta serviços jurídicos de consultoria e advocacia, em diversas áreas do direito.

Como instituição que preza pela transparência e pela segurança dos dados das pessoas com quem se relaciona, o escritório apresenta esta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais (“Política”), que apresenta a forma e as razões pelas quais coleta, armazena, compartilha e utiliza dados pessoais. Define, além disso, a forma pelas quais os direitos ligados à proteção de dados pessoais (“dados”) poderão ser exercidos perante o escritório, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – “LGPD”).

Esta Política é aplicável a todos os clientes, contrapartes, colaboradores (estagiários, advogados associados e empregados) e visitantes do website do escritório que, em virtude da relação que mantêm com o escritório, tratem dados pessoais ou que tenham seus dados pessoais tratados por nós.

A abrangência desta Política é sobre todos os recursos do escritório, bem como os meios convencionais de tratamento, processamento e armazenamento de informação. A Política abrange, portanto, todos os processos de negócio executados, automatizados ou manuais, que lidem direta ou indiretamente com dados pessoais.

2. Definições

Para melhor compreensão dos termos utilizados nesta Política, listamos os principais utilizados ao longo do documento e sua respectiva definição:

• Agentes de Tratamento de Dados Pessoais: O controlador e o operador de dados pessoais. 
• Anonimização: Utilização de meios técnicos, razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados pessoais, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo. O dado anonimizado não é considerado dado pessoal para os fins da LGPD. 
• Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD): Órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD em todo território nacional.

• Banco/Base de Dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico.

• Consentimento: Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

• Controlador: pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, no presente caso, o escritório M Meira Advogados Associados e Consultoria.

• Dados Pessoais: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Também são considerados dados pessoais aqueles utilizados para formação do perfil comportamental de determinada pessoa natural.

• Dados Pessoais Sensíveis: São os dados pessoais que se referem à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

• Encarregado: Pessoa física ou jurídica indicada pelo escritório, que atua como canal de comunicação entre o controlador e os titulares e a autoridade nacional. Também conhecido como DPO (Data Protection Officer).

• Escritório: O escritório M Meira Advogados Associados e Consultoria.

• Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei 13.709/2018 (“LGPD”): Diploma normativo que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, em meios físicos ou digitais, realizados por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, tendo como objetivo defender os titulares de dados pessoais e ao mesmo tempo permitir o uso dos dados para finalidades diversas, equilibrando interesses e harmonizando a proteção da pessoa humana com o desenvolvimento tecnológico e econômico.

• Operador: Pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.

• Titular: Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

• Tratamento de Dados (“tratamento”): Toda e qualquer operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

3. Como os dados serão coletados e quais são as categorias de titulares envolvidas?

O escritório tratará os dados pessoais dos seus clientes, colaboradores, eventuais prestadores de serviços e demais terceiros na medida e no limite da sua interação com o escritório, tudo isso dentro do contexto pré-determinado e informado ao titular. A coleta e tratamento de dados será feita dentro das bases legais previstas na legislação vigente, observando, ainda, os princípios da adequação, necessidade e finalidade.

Os dados pessoais dos clientes serão coletados no ato da assinatura do contrato de prestação de serviços jurídicos e/ou ao longo da efetiva prestação de serviços, na medida em que necessário for para a defesa dos interesses de tais clientes.

Quando se tratarem, eventualmente, de dados de crianças e adolescentes, a coleta será feita mediante assinatura de termo específico pelos responsáveis legais, da forma exigida pelo art. 14, § 1º, da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

No caso dos colaboradores celetistas, os dados pessoais serão coletados no momento da assinatura do contrato de trabalho e/ou preenchimento da CTPS. Além disso, demais dados podem ser solicitados e/ou fornecidos voluntariamente pelo colaborador durante a vigência do contrato de trabalho, em situações específicas.

No caso dos advogados associados e estagiários, os dados serão obtidos a partir do ingresso do associado na estrutura do escritório ou, no caso dos estagiários, no momento da assinatura do contrato de estágio, não se descartando a possibilidade da obtenção de novos dados específicos, se necessário, durante o vínculo do estagiário ou associado com o escritório.

A relação detalhada de quais dados poderão ser coletados e tratados pelo escritório está no item 5 desta Política.

4. Princípios para o tratamento de dados pessoais

Sempre que existir o tratamento de dados pessoais (dados pessoais novos ou que já constem em alguma base de dados) o escritório avaliará e seguirá os seguintes princípios:

• Finalidade: o escritório realizará o tratamento de dados pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular de dados pessoais, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;

• Adequação: o escritório realizará o tratamento de dados pessoais de forma compatível com as finalidades informadas ao titular de dados, e de acordo com o contexto do tratamento;

• Necessidade: o tratamento de dados pessoais realizado pelo escritório será limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento;

• Livre acesso: o escritório garantirá aos titulares de dados pessoais a consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados;

• Qualidade dos dados pessoais: o escritório garantirá, aos titulares de dados pessoais, a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
• Transparência: o escritório garantirá aos titulares de dados pessoais informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento de dados pessoais, observados os segredos comercial, industrial, a confidencialidade e o sigilo profissional;

• Segurança: o escritório utilizará medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
• Prevenção: o escritório adotará medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;

• Não discriminação: o escritório garantirá a impossibilidade de realização do tratamento de dados pessoais para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

• Responsabilização e prestação de contas: o escritório se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, e a eficácia dessas medidas.

5. Para que serão utilizados seus dados pessoais e quais são as bases legais para a finalidade do tratamento

🡺 Prestação de serviços jurídicos

Consiste na atividade principal do escritório, que é o atendimento às demandas jurídicas dos seus clientes, desde o início até o final do vínculo da prestação de serviços.

⟶ Execução de contrato de trabalho

Consiste na aquisição, pelo escritório, dos serviços daqueles colabores que sejam formalmente seus empregados, trabalhando com carteira de trabalho assinada.

🡺 Cumprimento de obrigação legal

Certos dados coletados pelo escritório e por ele utilizados recebem esse tratamento por causa de obrigação legal incidente sobre a instituição, não possuindo relação direta com as suas atividades comerciais.

🡺 Execução de contrato de estágio

Por contar com estagiários em sua estrutura, tendo, com eles, contrato de estágio firmado, a fim de contribuir com a formação acadêmica dos estudantes e, de forma associada, receber o auxílio deles no atendimento às demandas dos clientes, o escritório trata dados pessoais dos seus estagiários.

🡺 Manejo de situações emergenciais

Como é natural em qualquer instituição, situações inesperadas e emergências de saúde podem ocorrer no âmbito das atividades do escritório, pelo que este poderá coletar um contato de emergência dos seus colaboradores, para lidar com tais circunstâncias, caso consentido pelos titulares.

🡺 Execução do contrato de prestação de serviços com advogados associados

Como o escritório conta com advogados associados em sua estrutura, para o atendimento às demandas dos seus clientes, são tratados dados pessoais desses associados, pela instituição.

🡺 Cookies

O site do escritório utiliza cookies para assegurar a melhor experiência de utilização possível ao usuário, a cada vez que ele acessa o portal. Os cookies são pequenos arquivos eletrônicos armazenados no dispositivo do usuário, que permitem à plataforma distinguir o visitante em um novo acesso e manter as suas preferências ao longo da respectiva sessão. Ressalta-se que a cada acesso ao site, aparecerá na tela do usuário a informação sobre os cookies utilizados.

🡺 Envio de mailing, newsletter, informações do escritório e conteúdos publicados no blog

O escritório trabalha com sistema de envio de mailing newsletter e outras formas de contato aos interessados, contendo conteúdos informativos, notícias e demais informações sobre o escritório e suas áreas de atuação. Os destinatários dessas informações são os visitantes do site que voluntariamente se cadastrem para tanto, fornecendo seus dados pessoais necessários a essa finalidade. Ressalta-se que quando do cadastro do usuário no site, aparecerá na tela de confirmação do consentimento para a utilização dos dados por ele inseridos, para fins de recebimento do conteúdo do escritório.

Nos casos de envio de material e informativos aos visitantes das páginas do escritório, o mecanismo automatizado poderá ser encerrado pelo usuário cadastrado a qualquer momento, mediante simples informação ao escritório, com a revogação do consentimento fornecido ou a manifestação do interesse de não mais receber materiais e outras formas de contato, de maneira geral.

5.1. Consentimento

Quando a base legal utilizada para realizar o tratamento de dados pessoais é o consentimento, o escritório atenta-se para que este ocorra de forma livre, informada e inequívoca, ou seja:

• O titular deverá ter liberdade para consentir com o tratamento dos seus dados pessoais;

• A solicitação do consentimento deverá ser informada de forma clara, detalhada e destacada das demais informações;

• Não poderá existir dúvida sobre o consentimento, e sua formalização deverá ser evidenciada e armazenada;

• Não poderá existir solicitação de consentimento genérica para o tratamento de dados pessoais;

• Específico se houver compartilhamento de dados pessoais com outras empresas, com anuência do escritório.

• Se em algum momento a finalidade ou a forma do tratamento de dados pessoais for alterada é necessário novo consentimento do titular.

5.2 Legítimo interesse

O escritório não tratará dados pessoais com base no legítimo interesse no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais.

6. Compartilhamento de dados com terceiros

O escritório compartilha dados com algumas instituições terceiras, com o propósito de viabilizar sua atividade comercial, otimizá-la e cumprir determinações legais, proporcionando melhores resultados aos seus clientes e colaboradores, baseado, sempre, nos princípios da necessidade, da finalidade e da adequação, para a realização de tais compartilhamentos.

🡺 Empresa fornecedora de banco de dados e sistema de gestão do escritório em nuvem

Os dados cadastrais de empregados, advogados associados, estagiários e clientes serão compartilhados com a empresa Google LLC, provedora de serviço de armazenagem de dados em nuvem, sites e e-mails. A empresa, igualmente, declara prestar suas atividades de forma adequada à legislação vigente em privacidade e proteção de dados. Os termos da sua política de privacidade e proteção de dados pessoais podem ser encontrados na seguinte página:

https://policies.google.com/privacy?hl=pt-BR

🡺  Seguradora (seguro estágio)

Os dados cadastrais dos estagiários serão compartilhados com empresa seguradora, para celebração do contrato de seguro de estágio, exigido pelo art. 9º, IV, da Lei nº 11.788/2008 (Lei do Estágio), conforme cópia de apólice que será disponibilizada ao estagiário, após sua contratação.

🡺  Ministério do Trabalho e Emprego (União)

Dados médicos, constantes dos exames realizados pelos empregados na admissão e demissão do escritório poderão ser compartilhados com o Ministério do Trabalho, diretamente pelo escritório, caso exigido.

🡺  Banco

Os dados bancários dos advogados associados, empregados, estagiários e clientes serão compartilhados com a instituição financeira prestadora de serviços ao escritório, quando do pagamento da remuneração de tais colaboradores, a partir da utilização de aplicação do banco, bem como no recebimento de honorários e transferência de valores.

🡺   Servidores de e-mail

Os e-mails corporativos de sócios, empregados, advogados associados e estagiários, bem como eventuais informações pessoais constantes do banco de dados correspondente ao histórico desses e-mails será, automaticamente, compartilhado com as empresas proprietárias dos servidores de e-mails utilizados pela equipe do escritório. Atualmente, tal fornecedor é o Google LLC. A empresa declara estar com suas atividades e o tratamento de dados pessoais adequados às normas da LGPD, conforme sua política de privacidade, acessíveis nos seguintes links:

https://policies.google.com/privacy?hl=pt-BR

🡺  Escritório de contabilidade

Os dados cadastrais e fotografias constantes em documentos pessoais dos empregados serão compartilhados com o escritório de contabilidade prestador de serviços, a fim de que sejam feitas declarações contábeis e documentos necessários ao cumprimento de obrigações fiscais pela instituição.

🡺  Tribunais, entes federativos, autarquias e autoridades públicas administrativas, como a Receita Federal do Brasil, Fazendas Estaduais, Cartórios, Juntas Comerciais, dentre outros

Os dados dos clientes poderão ser compartilhados com o Poder Judiciário e o Poder Público de maneira geral, inclusive Juntas Comerciais, Receita Federal, Prefeituras Municipais, autoridades fazendárias diversas, dentre outros, bem como com empresas privadas, cartórios e pessoas físicas em geral, desde que necessário e adequado ao alcance da finalidade pretendida pelos clientes e à defesa dos seus direitos e interesses, quando da contratação dos serviços prestados pelo escritório. Tal compartilhamento ocorrerá, unicamente, com aqueles terceiros envolvidos na demanda e na medida em que for necessário para a resolução das questões jurídicas apresentadas pelos clientes ao escritório.

7. Tempo de conservação dos dados

Todos os dados dos titulares são tratados pelo escritório até o final do vínculo jurídico do respectivo titular com a instituição, a partir de quando os dados são destruídos, à exceção dos seguintes prazos de armazenamento, para dados específicos:

8. Como seus dados serão protegidos?

Os dados pessoais tratados pelo escritório estão, basicamente, armazenados em 3 (três) bancos diferentes: servidor local, servidor em nuvem e servidor de e-mail.

Quanto à perda, as informações estão protegidas a partir do momento em que as fornecedoras externas, responsáveis pelos bancos em nuvem realizam backups periodicamente, o mesmo ocorrendo com o banco de dados constante do servidor interno, sendo, neste último caso, realizado backup diário.

Quanto à integridade e sigilo, o escritório adota medidas físicas, digitais, organizativas e logísticas necessárias a fim de impedir qualquer vazamento, alteração ou destruição dos mencionados dados, em especial, ao garantir um acesso seguro apenas às pessoas autorizadas a tratar tais informações, seja no que se refere ao acesso físico aos hardwares internos, como no que se refere ao acesso virtual e remoto a todos os bancos de dados e servidores utilizados, isto é, e-mail, banco local e banco em nuvem. Tal acesso é feito somente pelas pessoas autorizadas da equipe, com a utilização de credenciais pessoais (login e senha) intransferíveis.

Ademais, o servidor físico próprio é mantido em local seguro, controlado pela própria instituição, dotado de controle de entrada e saída, apenas das pessoas específicas autorizadas a manejar o tratamento de dados nele contidos.

A alocação de dados em servidores de terceiros é feita a partir da adoção de critérios rigorosos para a contratação de parceiros que sejam certificados e homologados nacional e internacionalmente, que assegurem uma gestão responsável, segura e fidedigna dos dados a eles confiados.

Todavia, o escritório mantém uma rigorosa política de redução de danos em hipotético caso de incidente de segurança que comprometa a boa utilização dos dados fornecidos por seus colaboradores e clientes. Essa política envolve desde a comunicação, em tempo razoável, aos titulares dos dados, acerca do fato ocorrido, para a adoção das medidas cabíveis, até, em último caso, o bloqueio total temporário do acesso a servidor que contenha dados pessoais, em caso de suspeita ou confirmação de invasão/violação a tal servidor.

Por fim, em caso de confirmação da violação da segurança dos dados tratados pelo escritório, este compromete-se a adotar, além de sua política interna de segurança e redução de danos, todas as orientações que serão fornecidas pela autoridade nacional, com a finalidade de mitigar os efeitos do eventual incidente, bem como a orientar, individualmente, todos os titulares dos dados supostamente expostos, perdidos ou corrompidos.

9. Direitos dos titulares

Colaboradores, clientes ou eventuais terceiros interessados, na medida e no limite de sua interação com o escritório, têm os seguintes direitos quanto aos seus dados pessoais:

Acesso e portabilidade: todos têm o direito de saber quais dados pessoais o escritório coleta sobre si mesmos. Assim, podem obter uma cópia dos dados pessoais que forneceram ou, nos casos previstos em lei e de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, pedir que sejam enviados seus dados pessoais a terceiros.

Explicação: o escritório pode explicar a qualquer titular, a qualquer tempo, para que utiliza todos os seus dados pessoais, caso tais titulares não entendam ou não achem suficiente as explicações expressas nesta Política.

Correção dos dados: todos os titulares podem atualizar e corrigir seus dados pessoais tratados pelo escritório, a partir de simples notificação, sempre que eles estiverem incorretos ou desatualizados.

Exclusão e anonimização: todos os titulares têm o direito à anonimização, bloqueio ou eliminação de eventuais dados desnecessários ou excessivos que possam vir a ser mantidos pelo escritório sobre eles. O escritório não pode, entretanto, restaurar tais informações depois que elas forem excluídas. A exclusão de dados pessoais do titular é sempre analisada, já que podem ocorrer casos em que (i) exista alguma legislação vigente que impeça a exclusão, (ii) esse dado pessoal seja necessário para o funcionamento do produto/serviço ofertado pelo escritório, para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato, e (iii) o dado pode ser necessário para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral pelo escritório.

Retirada do consentimento: todos os titulares podem retirar o consentimento que tenham dado anteriormente para o processamento de seus dados pessoais.

As solicitações que envolvam dados pessoais deverão ser encaminhadas por e-mail para [email protected]. Caso a solicitação do titular se limite à confirmação e/ou acesso aos dados pessoais, a resposta deverá ser disponibilizada de forma clara, adequada e ostensiva em até 15 (quinze) dias. Caso a solicitação não se limite à confirmação e/ou acesso aos dados pessoais, a depender da complexidade, é possível que a resposta seja disponibilizada em prazo superior a 15 (quinze) dias.

10. Transferência Internacional de Dados Pessoais

A transferência internacional dos dados pessoais é exceção à regra e somente é admitida quando cumprida uma das seguintes hipóteses:

• Quando a transferência é realizada para países ou organismos internacionais que proporcionem grau de proteção de dados pessoais adequado ao previsto na LGPD;

• Quando o Controlador oferece e comprova garantias de cumprimento dos princípios, dos direitos do titular e do regime de proteção de dados pessoais previstos na LGPD, na forma de:

1. a) cláusulas contratuais específicas para determinada transferência;
2. b) cláusulas-padrão contratuais;
3. c) normas corporativas globais;
4. d) selos, certificados e códigos de conduta regularmente emitidos.

•  Quando a transferência é necessária para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros.

• Quando a ANPD autoriza a transferência.

• Quando o titular fornece o seu consentimento específico e em destaque para a transferência, com informação prévia sobre o caráter internacional da operação, distinguindo claramente esta de outras finalidades; ou

• Quando necessário para atender as seguintes hipóteses:
  • para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
  • quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados pessoais;
  • para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem).

11. Encarregado de proteção de dados

Para fins de estabelecer a comunicação entre o controlador, titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), indica-se como encarregado de proteção de dados o sócio do escritório, André Luís Santos Meira, telefone (61) 3965-9331, e-mail [email protected].

Esta Política foi atualizada pela última vez em setembro de 2023. O escritório se reserva o direito de mudar o conteúdo deste documento no momento que julgar necessário, garantindo a divulgação das alterações no momento em que estas ocorrerem.